Newsletter erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit konkreten Praxisbeispielen

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Du baust gerade dein Business auf und möchtest einen Newsletter erstellen, um existierende und potenzielle Kund*innen mit Infos zu Produkt-Launches, Rabattaktionen und Events sowie hilfreichen Tipps zu deinen Produkten zu versorgen? Dann bist du hier genau richtig.

In diesem Artikel bieten wir dir einen kompletten Fahrplan zu deinem ersten Newsletter in 7 Schritten. Hier erfährst du alles von der DSGVO-konformen Anmeldung über Segmentierung und Design bis hin zu Versand, Analyse und Automatisierungsmöglichkeiten. Wir erleichtern dir nicht nur den Start, sondern bereiten dich gleichzeitig auf die nächsten Schritte vor. Hier geht es um E-Mail-Marketing, das mitwächst, deine Kund*innen bindet und dir durch Automatisierung langfristig Arbeit abnimmt.

Schritt 1: DSGVO-konforme Anmeldeprozesse für den Newsletter einrichten

Bevor du die konkreten Inhalte deines Newsletters erstellen kannst, lass uns auf DSGVO-konforme Anmeldeformulare eingehen. Laut DSGVO braucht es klare Einwilligungen und transparente Infos.

Double Opt-in konfigurieren: Technische Umsetzung und Bestätigungsmails

Das Double-Opt-in-Verfahren nennt man so, weil Abonnent*innen ihre Anmeldung zum Newsletter doppelt bestätigen müssen. Somit wird sichergestellt, dass wirklich nur interessierte Personen auf deiner Mailingliste landen. 

Der Prozess beginnt mit einem Anmeldeformular auf der Landingpage deiner Website. Nach der Eingabe der E-Mail-Adresse wird automatisch eine Bestätigungsmail ausgelöst. Sobald der Bestätigungslink geklickt wurde, ist die Anmeldung abgeschlossen und der Kontakt als verifiziert markiert. Diese Kontakte kannst du dann direkt in automatisierte Welcome-Flows aufnehmen, um sie genau dann anzusprechen, wenn sie Interesse gezeigt haben. 

Einverständniserklärungen dokumentieren und verwalten

Die DSGVO schreibt vor, dass jede Einverständniserklärung nicht nur eingeholt, sondern auch dokumentiert werden muss. Dazu gehören technische Daten wie zum Beispiel der Zeitpunkt der Anmeldung, die bei Klaviyo automatisch erfasst werden. So kannst du im Fall einer Anfrage nachweisen, dass die Zustimmung rechtmäßig erteilt wurde. 

Deine Abonnent*innen sollten jederzeit nachvollziehen können, welche Daten du erhebst und warum. Darüber hinaus muss der Widerruf der Zustimmung unkompliziert sein. Ein klarer Abmeldelink, der durch ein leicht zugängliches Impressum und Datenschutzhinweise ergänzt wird, ist daher Pflicht.

Praxisbeispiel für DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Die deutsche Fitness- und Food-Marke More Nutrition kombiniert das Anmeldeformular mit einem Gewinnspiel, um einen Anreiz zu schaffen. Die Datenschutzerklärung und Teilnahmebedingungen sind im Anmeldeformular verlinkt.

Schritt 2: Zielgruppen definieren und erste Segmente aufbauen

Kunden-Segmentierung macht deinen Newsletter für Abonnent*innen relevanter, selbst wenn deine Liste von Abonnent*innen noch klein ist. Beginne mit der Einteilung in einfache Gruppen wie Alter, Interessen oder Anmeldequelle und entwickle deine Struktur später weiter. 

Einfache Segmente erstellen: Von Interessengruppen zu Verhaltensmustern

Für personalisiertes Marketing nutzt du Segmente, die sich dynamisch nach bestimmten Kriterien wie demografischen Daten, Kaufverhalten oder Interaktionen mit deinen E-Mails richten.

Segmente strategisch für Kampagnen und Flows nutzen

Je früher du mit der Segmentierung deiner Abonnent*innen beginnst, desto besser. Dabei ist es nicht unbedingt nötig, komplizierte Unterscheidungen zu machen. Auch einfache Segmente zu führen, zahlt sich auf lange Sicht aus, während die Zahl deiner Anmeldungen wächst. So helfen dir Segmente dabei, sowohl E-Mail-Kampagnen als auch Flows an die richtigen Empfänger*innen zu verschicken.

Kampagnen und Flows haben unterschiedliche Rollen:

• Kampagnen sind einmalige Newsletter-Sendungen, die du manuell planst (z. B. ein monatlicher Newsletter oder saisonale Angebote).
  
• Flows sind automatisierte E-Mails, die durch ein Event ausgelöst werden (z. B. ein Welcome-Flow nach der Anmeldung).
  

Segmente helfen dir hier auf zwei Arten: Du kannst Kampagnen gezielter versenden (z. B. nur an aktive Käufer*innen oder Kund*innen mit bestimmten Interessen) und Flows einschränken oder anreichern (z. B. Warenkorbabbruch nur bei bestimmten Gruppen).

Strategische Segmente für spätere Automatisierung

Auch einfache Segmente bringen sofort Mehrwert. So kannst du z. B. neue Abonnent*innen, aktive Käufer*innen oder besonders engagierte Leser*innen in eigenen Gruppen zusammenfassen. Diese Segmente aktualisieren sich automatisch, sobald sich Verhalten oder Status ändern. Du musst sie in Klaviyo nicht manuell pflegen.

Beispiele für effektive Segmente:

• Neukund*innen: ideal für eine Willkommens-Kampagne oder zum Ausschluss aus Reaktivierungs-Mails
  
• aktive Käufer*innen (Kauf in den letzten 90 Tagen): gute Zielgruppe für saisonale Newsletter
  
• engagierte Leser*innen (mind. 3 Öffnungen/Klicks in den letzten 60 Tagen): erhöht die Chancen, dass neue Inhalte wahrgenommen werden
  

Warenkorbabbrecher*innen (Produkt in den Warenkorb gelegt, aber nicht gekauft): Segment, das als Auslöser für einen Warenkorbabbruch-Flow genutzt werden kann.

Praxisbeispiel: Zielgruppen-Segmentierung mit Klaviyo

Der Segment Builder in Klaviyo macht es leicht, auch komplexe Zielgruppen zu definieren. Du kombinierst Verhaltensdaten, Kaufhistorie oder Standort und siehst sofort die aktuelle Segmentgröße. Das erlaubt präzises Targeting in Echtzeit, das ohne technisches Vorwissen und auch für kleine Teams funktioniert.

Schritt 3: Newsletter-Design und Vorlagen erstellen

Eine gute E-Mail-Vorlage sorgt für Wiedererkennung, spart Zeit und bildet die Grundlage für Automatisierungen. Da in Deutschland ein Großteil der Empfänger*innen E-Mails mobil öffnet, ist ein klares, mobilfreundliches Design Pflicht. Jede Vorlage sollte deshalb nach dem Mobile-first-Prinzip gestaltet werden. Dazu gehören klare Strukturen, kurze Absätze, große Buttons und ausreichend Weißraum, damit Inhalte auch auf kleinen Bildschirmen gut lesbar bleiben.

Ein responsives Design sorgt zudem dafür, dass sich Layout und Elemente automatisch an verschiedene Endgeräte anpassen. So entsteht ein konsistentes Nutzererlebnis, unabhängig davon, ob die Mail auf dem Smartphone, Tablet oder Desktop geöffnet wird. 

Modulare Vorlagen-Bausteine für Newsletter 

Wenn du mit wiederverwendbaren Vorlagen arbeitest, baust du dir ein Baukastensystem für effizientes E-Mail-Marketing zusammen. Begrüßungstexte, Bildergalerien, Rabatt-Hinweise oder Footer-Elemente kannst du einmal gestalten und beliebig zusammenstellen. 

So kannst du deinen Newsletter gestalten und gleichzeitig am Wiedererkennungswert deiner Marke arbeiten. Mit den Drag-and-Drop-Editoren und den E-Mail-Vorlagen in Klaviyo kannst du Layouts schnell anpassen und deine Markenidentität konsistent umsetzen.

Design-Beispiel: Ansprechendes Newsletter-Layout für deutsche Zielgruppen

Die deutsche Beauty- und Supplement-Marke Glow 25 zeigt mit diesem Newsletter-Design für einen Produkt-Launch, wie Markenintegration dezent und zugleich wirkungsvoll gelingen kann. Die Firmenfarben sind klar erkennbar eingebunden, ohne dominant zu wirken. Die verwendete Newsletter-Vorlage hat ein ansprechendes minimalistisches Design mit einer frischen Akzentfarbe. Der Blick fällt zunächst auf das prominent platzierte Bild mit dem neuen Produkt und einem direkt eingebundenen Call-to-Action-Button und wandert anschließend zum Text. Besonders ansprechend ist auch das Design-Element, in dem Bild und Headline mit CTA-Button in einer Reihe kombiniert werden.

Schritt 4: Newsletter-Inhalte planen

Ein klarer Content-Plan sorgt dafür, dass deine E-Mails nicht isoliert wirken, sondern Teil einer konsistenten Strategie sind. Mit einem Redaktionskalender strukturierst du Themen, Betreffzeilen und CTAs und stellst sicher, dass deine Inhalte regelmäßig erscheinen.

Content-Strategie entwickeln: Von einzelnen Newslettern zur stimmigen Customer Journey

Für deine Content-Strategie wählst du am besten Themen, die sich flexibel in Kampagnen und Automatisierungen einsetzen lassen, und verbindest beides mithilfe eines E-Mail-Marketing-Kalenders. 

So entsteht ein klarer Rhythmus, der langfristig Vertrauen bei deinen Abonnent*innen aufbaut. Themen wie Service-Tipps oder saisonale Specials können in Newslettern Aufmerksamkeit schaffen und später in automatisierten Flows vertieft werden. Hier findest du einige Themen-Vorschläge:

• Jahresbeginn: Angebote zum Neustart
  
• Frühling: Inspiration für Outdoor & Erneuerung
  
• Sommer: Reise- und Freizeitaktionen
  
• Herbst: Back-to-School, Events
  
• Jahresende: Black Friday, Weihnachten

Betreffzeilen und CTAs optimieren für maximale Wirkung

Kulturelle Nuancen spielen beim Marketing eine große Rolle. Deutschsprachige Zielgruppen neigen beispielsweise eher dazu, mit Misstrauen auf reißerische Formulierungen zu reagieren. Daher ist es besonders wichtig, dass die Betreffzeile und der Call-to-Action (CTA) deines Newsletters zwar den Mehrwert deines Angebots widerspiegeln, aber gleichzeitig keine leeren Versprechungen machen. 

Deine Betreffzeilen sollten zudem die richtige Länge haben (ca. 40–50 Zeichen) und Sonderzeichen nur sparsam einsetzen. Personalisierungen wie der Vorname oder ein aktueller Bezug können die Öffnungsrate erhöhen, sollten aber immer authentisch wirken.

Um herauszufinden, welche Formulierungen am besten funktionieren, empfehlen sich A/B-Tests. Dabei testest du Betreffzeilen oder CTA-Varianten parallel und erkennst so, welche Botschaften bei deiner Zielgruppe tatsächlich Wirkung zeigen.

Beispiele für Betreffzeilen:

• Einladung: Dein Platz in unserem Online-Event
• Neue Produkte, die perfekt zu deinem letzten Kauf passen
• Nur bis Sonntag: Versandkostenfrei bestellen
  

Beispiele für CTAs:

• Mehr erfahren und sparen
• Jetzt Platz sichern
• Angebot nutzen
• Hier geht’s zur Kollektion

Praxisbeispiel: Saisonaler Newsletter von Glow 25

Bei den Newsletter-Beispielen bleiben wir bei unserem Kunden Glow 25. So kannst du erkennen, wie die Supplement-Brand einen einheitlichen Look für verschiedene Newsletter-Formate mit Klaviyo-Vorlagen erstellt.

Im Herbst-Newsletter der Reihe „Glow Date“ teilt Glow 25 hilfreiche Tipps für die Hautpflege in der Übergangsjahreszeit. Die stimmungsvollen Bilder sorgen für Herbststimmung und der Text ist übersichtlich aufgebaut. Fette Markierungen, kurze Absätze, Stichpunkte und zum Abschluss eine nummerierte Liste mit Tipps machen das schnelle Überfliegen leicht. Farblich auffällige CTA-Buttons leiten Leser*innen zu einer speziell kuratierten Herbstkollektion.

Schritt 5: Newsletter versenden 

Für den Erfolg deines Newsletters spielt das richtige Timing eine zentrale Rolle. Neben den Inhalten entscheidet vor allem der Versandzeitpunkt über Öffnungen und Klicks. In Klaviyo kannst du Versandzeiten flexibel planen und KI-Funktionen nutzen, die deine Daten automatisch auswerten und das beste Zeitfenster finden.

Smart Sending: Von Anfang an Überlastung vermeiden

Sobald du deine ersten Kampagnen verschickst, hilft dir Smart Sending von Klaviyo dabei, deine Abonnent*innen nicht mit zu vielen E-Mails zu überfluten. Die Funktion blockiert automatisch den Versand, wenn eine Person in kurzer Zeit bereits eine Nachricht von dir bekommen hat. So bleibt deine Kommunikation relevant und deine Absenderreputation geschützt, ohne dass du selbst Regeln manuell festlegen musst.

Smart Send Time: Die beste Versandzeit ermitteln

Neben der Frequenz spielt auch die genaue Uhrzeit eine Rolle. Klaviyo analysiert das Verhalten deiner Zielgruppe und ermittelt das Zeitfenster, in dem die Wahrscheinlichkeit für Öffnungen und Klicks am höchsten ist. Damit sparst du dir langwierige manuelle Tests und erreichst deine Abonnent*innen genau dann, wenn sie bereit für Informationen und Inspiration sind.

Zustellbarkeit sichern: Technische Grundlagen

Damit deine Kampagnen zuverlässig zugestellt werden, sind diese Maßnahmen wichtig:

• SPF, DKIM und DMARC für deine Domain einrichten
  
• Nur Kontakte mit Double Opt-in aufnehmen
  
• Inaktive oder fehlerhafte Adressen regelmäßig entfernen
  
• Relevante Inhalte versenden und den Versandrhythmus einhalten

Praxisbeispiel: Smartes Versenden von Newslettern mit Klaviyo

Im Scheduling-Interface in Klaviyo kannst du Kampagnen sofort oder zu einem festgelegten Zeitpunkt verschicken. Auch Zeitzonen deiner Empfänger*innen lassen sich berücksichtigen, sodass deine Mail immer dann ankommt, wenn sie am relevantesten ist. Praktisch ist zudem die Möglichkeit, den Versand gestaffelt auszurollen und etwa prozentweise pro Stunde zu verschicken. Das sorgt für gleichmäßige Zustellung und stabile Zustellraten.

Schritt 6: Performance messen und Automatisierungspotenziale identifizieren

Marketing-Datenanalysen zeigen dir, was funktioniert (und was nicht). Durch Newsletter-Metriken wie Öffnungen, Klicks und Conversions erkennst du Muster im Verhalten deiner Abonnent*innen. 

Newsletter-Metriken richtig interpretieren 

An Newsletter-Daten kannst du erkennen, wie erfolgreich du deine Zielgruppe erreichst. Wichtig ist, dass du dich nicht zu sehr auf die Öffnungsrate verlässt, da diese nur einen Teil des Gesamtbildes vermittelt. Stattdessen solltest du Klick- und Bestellraten im Blick behalten.

Aktuelle Benchmarks (Deutschland, Klaviyo 2025):

Kennzahl	Richtwert	Automatisierungs-Insight
Klickrate	~1,3 %	Häufige Klicks zeigen Themen, die sich für Serien oder Produktempfehlungen eignen.
Bestellrate	~0,1 %	Kaufbereite Segmente lassen sich gezielt mit Upsell- oder Cross-Sell-Flows ansprechen.
Umsatz pro Empfänger*in (RPR)	~0,10 $	Zeigt, welche Kampagnen direkten Umsatzbeitrag leisten.
Bounce Rate	<0,6 %	Voraussetzung für hohe Zustellbarkeit.
Abmelderate	<0,3 %	Steigende Werte = Signal für zu hohe Frequenz oder irrelevante Inhalte.

Praxisbeispiel: Newsletter-Performance mit Klaviyo messen

Das Reporting-Interface in Klaviyo zeigt dir auf einen Blick Öffnungen, Klicks, Conversions und Umsatz. So erkennst du sofort, welche Inhalte funktionieren und welche nicht. 

Besonders spannend: Die Daten machen sichtbar, wo Automatisierung sinnvoll ist, und zeigen dir etwa häufig geklickte Produkte, die sich für eine Kampagne eignen, oder inaktive Kontakte, die du mit Reaktivierungs-Flows zurückholen kannst.

Conversion-Tracking einrichten: Von Newsletter-Klicks zu Customer Journey

Wenn du von Anfang an Conversion-Metriken im Blick behältst, kannst du genau sehen, welche Klicks in deinen Newslettern tatsächlich zu Kaufabschlüssen führen. Tracking-Parameter und integrierte Analysen zeigen dir, wie sich Empfänger*innen durch die Customer Journey bewegen.

Die erhobenen Daten bilden die Grundlage für eine verlässliche ROI-Berechnung. Du hast damit einen Überblick, welche Automatisierungen Umsatz generieren und welche Kampagnen nachjustiert werden sollten. Damit wird dein E-Mail-Marketing messbar und skalierbar.

Schritt 7: Newsletter-Kampagnen und Flows sinnvoll kombinieren 

Kampagnen (Newsletter) und Flows (automatisierte Workflows) sind beides feste Bestandteile deiner E-Mail-Marketing-Strategie. Sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben, greifen aber auf dieselben Daten zurück. Kampagnen eignen sich für geplante Inhalte wie saisonale Aktionen, Produkt-Launches oder Events, die du an ein Segment deiner Liste versendest. Flows reagieren dagegen automatisch auf das Verhalten einzelner Abonnent*innen und sorgen so für eine persönliche Ansprache im richtigen Moment.Am wirkungsvollsten wird dein Marketing, wenn du beides kombinierst: Kampagnen, um Aufmerksamkeit und Reichweite aufzubauen, und automatisierte Marketing-Flows, um Verhalten direkt aufzugreifen und zu vertiefen. So entsteht eine durchgängige Customer Journey, in der keine Nachricht zufällig kommt.

Welcome-Flow als ersten Schritt einrichten

Welcome-Flows ersetzen den klassischen, einmaligen Begrüßungsnewsletter und bestehen aus mehreren kurzen Mails, die automatisch nach der Newsletter-Anmeldung verschickt werden. Du sagst Danke, stellst deine Marke vor und gibst gleich den nächsten Impuls. 

Da du deine Abonnent*innen genau dann ansprichst, wenn sie am interessiertesten sind, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass deine E-Mails auch wahrgenommen werden.

Praxisbeispiel: Welcome-Flow von Glow 25

Der Welcome-Flow von Glow 25 zeigt ein ansprechendes Design mit Produktfokus und ein Bild von einer Person im Alter der Zielgruppe. Außerdem wird der versprochene Gutschein geliefert. Der CTA-Button „Jetzt Gutschein einlösen“ ist eine klare und prägnante Handlungsaufforderung. Anschließend folgt ein Bild mit integrierter Headline, das eine Rabattaktion bewirbt sowie eine Auflistung von drei Produkten. Den Abschluss bildet Social Proof durch das durchschnittliche Rating von über 2000 Bewertungen sowie kurze und prägnante Vorteile der Marke.

Auslöser-basierte E-Mails: Warenkorbabbruch und Reaktivierung automatisieren

Mails wie Warenkorbabbruch- oder Reaktivierungs-Flows, die durch Nutzerverhalten ausgelöst werden, sind ein weiteres Kernstück deiner Automatisierungsstrategie. Sobald jemand Produkte im Warenkorb zurücklässt, erinnert eine E-Mail automatisch an den Kaufabschluss und setzt dabei einen zusätzlichen Anreiz. Reaktivierungs-Flows holen inaktive Abonnent*innen mit Erinnerungen (z.B. an häufig geklickte Produkte) zurück und verhindern Abwanderung. Beide Arten funktionieren, da sie Kontakte genau dann ansprechen, wenn Handlungsbedarf besteht. Das macht sie zu einer idealen Ergänzung deinem Newsletter. 

Praxisbeispiel: Gutscheinerinnerung von Glow 25

Ein weiteres Beispiel für eine Auslöser-basierte E-Mail ist die Erinnerung an ablaufende Gutscheine. Im Zuge des Welcome-Flows belohnt Glow 25 neue Newsletter-Abonnent*innen mit einem zeitlich befristeten Rabattgutschein. Ist dieser nach einer bestimmten Zeit noch nicht genutzt worden, schickt Glow 25 automatisch eine Erinnerung. Neben dem Gutscheincode präsentiert die Supplement-Marke verschiedene Produktempfehlungen, um zum Kauf anzuregen.

Dir ist sicher aufgefallen, dass einige Teile der Erinnerungsmail genauso aussehen wie in der Willkommensmail. Diese Blöcke hat Glow 25 im Vorlagen-Builder gespeichert und kann sie leicht in verschiedenen Mails wiederverwenden.

Customer Journey planen: Roadmap für vollständige und kanalübergreifende Marketing-Automatisierung

Wenn du sowohl Kampagnen als auch Flows im Einsatz hast, lohnt sich ein Blick aufs große Ganze: eine Roadmap für die gesamte Customer Journey. Dazu gehören Flows wie Welcome-Serien, Warenkorbabbrüche oder Reaktivierungen, die sich mit geplanten Kampagnen verzahnen.

Richtig spannend wird es, wenn du Personalisierungen hinzufügst. Dazu zählen zum Beispiel Produktempfehlungen basierend auf früheren Käufen oder dynamische Inhalte, die sich an Interessen deiner Kund*innen anpassen. Mit einem umfangreichen Marketing-Tool kannst du die Kundendaten deines Onlineshops beispielsweise über eine Shopify-Integration ganz einfach mit deinem E-Mail-Marketing verknüpfen. Kombiniert mit Kampagnen entsteht so ein Kommunikationsmix, der relevant bleibt, ohne zu überfordern. In einem nächsten Schritt kannst du deinen Newsletter noch mit SMS-Marketing und WhatsApp-Marketing kombinieren, um deine Kund*innen an verschiedenen Touchpoints abholen zu können.

Newsletter erstellen: Weiterführende Ressourcen im Überblick

Wir haben im Artikel einige hilfreiche Leitfäden und weiterführende Ressourcen verlinkt. Hier hast du alle wichtigen Links fürs Erstellen deines Newsletters noch einmal in einer Übersicht:

• Was ist E-Mail-Marketing?
• Schritt-für-Schritt-Leitfaden für E-Mail-Marketing
• E-Mail-Marketing-Leitfaden für E-Commerce
• E-Mail-Marketing-Leitfaden für Kleinunternehmen
• Erfolgreiche E-Mail-Kampagnen erstellen
• Branchenspezifische E-Mail-Marketing-Benchmarks 2025
• E-Mail-Vorlagen-Builder

Bereit, deinen Newsletter zu erstellen?

Du kennst jetzt die Theorie. Der nächste Schritt ist die Umsetzung. Hier haben wir noch einmal die wichtigsten Punkte für das Erstellen deines Newsletters zusammengefasst:

• DSGVO-konformes Anmeldeverfahren mit Anmeldeformular und Bestätigungsmail
• responsive Newsletter-Vorlage für Mobilgeräte und Desktops mit übersichtlichem Layout und ansprechendem Design
• Zielgruppensegmentierung von Anfang an
• Kombination von E-Mail-Kampagnen und automatisierten Flows
• Optimierung durch A/B-Tests

Die richtige Newsletter-Software unterstützt dich dabei, Anmeldeformulare sauber umzusetzen, das Double-Opt-in-Verfahren rechtssicher einzubinden und deine Abonnent*innen zuverlässig zu verwalten. Klaviyo bietet dir dafür eine integrierte Plattform: Du kannst Newsletter-Kampagnen einfach erstellen und versenden und sie gleichzeitig mit Automatisie