Bestätigungsmails rechtssicher verschicken: Beispiele, Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Mit einer Bestätigungsmail gibst du deinen Kund*innen Gewissheit, dass ein von ihnen ausgeführter Schritt erfolgreich durchgeführt wurde. Dazu zählen neben Bestell-, Versand- und Rücksendungsbestätigungen auch Bestätigungsmails für Newsletter-Anmeldungen, die besondere Auflagen erfüllen müssen.

In diesem Artikel bekommst du Beispiele und Vorlagen für verschiedene Bestätigungsmails, eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einrichtung einer Automatisierung und besonders wichtige Tipps und Best Practices für DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldungen.

Verschiedene Arten von Bestätigungsmails: Beispiele und Vorlagen

Automatisierte Bestätigungsmails sind aus dem E-Mail-Marketing nicht mehr wegzudenken. Das kennst du sicher aus deinem eigenen Alltag: Sobald du etwas online bestellt hast, bekommst du eine Bestellbestätigung. Etwas später folgt dann die Versandbestätigung. Auch Terminbestätigungen und Registrierungsbestätigungen werden automatisch per E-Mail verschickt. Bei all diesen E-Mails handelt es sich um Transaktions-E-Mails. Das bedeutet, dass sie Leser*innen über wichtige Geschäftsvorgänge informieren sollen. Im Gegensatz dazu stehen Marketing-E-Mails mit Werbezweck.

Bestellbestätigung per E-Mail

Eine Bestellbestätigung wird im E-Mail-Marketing für E-Commerce automatisch an Käufer*innen gesendet, sobald sie etwas gekauft haben, und bietet eine übersichtliche Zusammenfassung der Bestellung.

Folgende Informationen sollte deine Bestellbestätigung enthalten:

• Bestellnummer
• Bestelldatum
• Lieferadresse
• Auflistung der Artikel mit Preis
• Ankündigung, dass Versandbestätigung folgen wird
• Link zum Kundenkonto
• Informationen zu Vorgehensweise bei Stornierung oder Änderungswünschen
• Impressum und Kontakt

Optional:

• voraussichtliche Zustellung
• relevante Updates (zum Beispiel zu neuen Zahlungsmethoden)
• Produktempfehlungen
• Fragen und Antworten
• Social-Media-Icons

Versandbestätigung per E-Mail

Die Versandbestätigungsmail kann kürzer ausfallen als die Bestellbestätigung. In dieser E-Mail teilen Onlineshops ihren Kund*innen mit, dass die Bestellung unterwegs ist und bald ankommen wird.

Folgende Informationen sollte sie enthalten:

• Trackingnummer bzw. Sendungsverfolgungs-Link
• voraussichtliche Lieferzeit

Buchungsbestätigung für Abonnements

Auch beim Abschluss von Abo-Dienstleistungen erhalten Abonnent*innen eine Bestätigungsmail. 

Wichtige Informationen für die Bestätigungsmail:

• Abo-Preis
• Zugangslink für digitale Abo-Dienstleistung
• Erklärung der Kündigungsbedingungen
• Link zu Nutzungsbedingungen
• Impressum und Kontakt

E-Mail mit Rücksendungsbestätigung 

Eine weitere wichtige Bestätigungsmail für den E-Commerce ist die Rücksendungsbestätigung. Wenn diese Nachricht im Postfach landet, endet die Phase der Unsicherheit auf Seiten der Rücksender*innen, da sie nun Gewissheit haben, dass das Paket angekommen ist und sie die Rückzahlung bald erwarten dürfen.

Wichtige Infos, die nicht fehlen sollten:

• Bestellnummer
• Information, dass Rücksendung eingetroffen ist
• Erklärung nächster Schritte und Dauer bis zur Rückerstattung

Optional:

• kleiner Geschenkgutschein zur Wiedergutmachung (bei fehlerhaften Artikeln)
• Links zu Fragen und Antworten
• Links zu Produktkategorien oder Empfehlungen

Betreffzeilen für Bestätigungsmails

Bei den Betreffzeilen deiner Bestätigungsmails sollte vor allem eins im Vordergrund stehen: Klarheit. Leser*innen sollten auf den ersten Blick erkennen können, dass die E-Mail wichtige Informationen enthält und keine Werbung ist.

Hier ein paar Beispiele von deutschen Unternehmen:

• Danke für deine Bestellung
• Ihre Bestellbestätigung
• Deine Bestellung bei [Name des Unternehmens]: [Bestellnummer]
• Deine [Name des Unternehmens]-Bestellung
• Herzlich willkommen bei [Name des Unternehmens]
• Versandbestätigung [Name des Unternehmens] Nr. [Bestellnummer] – Rechnung im Anhang
• Ihre [Name des Unternehmens]-Sendung ist unterwegs
• Danke! Ihre Buchung ist bestätigt
• Ihre Bestellung ist unterwegs
• Ihre Bestellung [Bestellnummer] wird heute geliefert
• Gute Nachrichten! Deine Bestellung [Bestellnummer] ist unterwegs
• Ihre Retourensendung an [Name des Unternehmens]
• Ihre Rücksendungsübersicht
• Deine Rücksendung ist eingetroffen.

Sonderfall Newsletter: rechtliche Anforderungen für Bestätigungsmails im Double-Opt-in-Verfahren

Die Anmeldebestätigung für Newsletter ist ein Sonderfall unter den Bestätigungsmails. Bei der E-Mail selbst handelt es sich zwar auch um eine Transaktions-E-Mail, die darüber informiert, dass die E-Mail-Adresse der Mailing-Liste hinzugefügt wurde. Allerdings bestätigen neue Abonnent*innen damit, dass sie Werbebotschaften erhalten möchten. Deshalb unterliegt sie auch besonderen Bestimmungen. 

Um einen Newsletter mit Werbebotschaften verschicken zu dürfen, brauchen Unternehmen in Deutschland laut § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG die ausdrückliche Einverständniserklärung ihrer Abonnent*innen. Und die geben sie im sogenannten Double-Opt-in-Verfahren, indem sie den Bestätigungslink in der E-Mail anklicken. 

Das Double-Opt-in-Verfahren einfach erklärt:

1. Interessierte Person trägt E-Mail-Adresse auf der Website in ein Anmeldeformular ein.
2. Unternehmen sendet automatisierte Bestätigungsmail.
3. Interessierte Person klickt auf den Bestätigungslink in der E-Mail.
4. Unternehmen darf Newsletter mit Werbebotschaften senden.

Best Practices für DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Um ein rechtssicheres Double-Opt-in-Verfahren aufzusetzen, solltest du folgende Punkte beachten:

• Datensparsamkeit: Nur die E-Mail-Adresse ist für die Anmeldung zum Newsletter unbedingt notwendig. Alle anderen Felder wie beispielsweise Name, Wohnort oder Geburtstag sollten im Anmeldeformular als optional gekennzeichnet werden. Idealerweise folgt eine Erklärung, warum du diese Daten benötigst und wozu sie genutzt werden (z. B. für persönliche Ansprache).
• Speicherung von Anmeldedaten: Um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass deine Newsletter-Abonnent*innen dein Anmeldeformular genutzt und durch Klicken des Bestätigungslinks ihr Einverständnis zum Erhalt von Werbebotschaften gegeben haben, musst du die Anmeldedaten in einem Format speichern, das jederzeit ausgedruckt werden kann. 
• Transparenz: Verlinke die Datenschutzerklärung unter dem Anmeldeformular, damit Interessierte sich leicht informieren können.
• Keine Werbung: Deine Bestätigungsmail zur Newsletter-Anmeldung sollte sehr sachlich sein und auf keinen Fall Werbung enthalten. 
• Aufklärung: Informiere Leser*innen über die Möglichkeit, die Bestätigungsmail zu löschen oder zu ignorieren, falls sie den Newsletter doch nicht erhalten wollen.
• Kontakt: Informiere Leser*innen darüber, an wen sie sich bei Fragen zur Newsletter-Anmeldung wenden können.

Betreffzeilen für die Newsletterbestätigung

Die Betreffzeile der Bestätigungsmail zur Newsletter-Anmeldung sollte klar und leicht verständlich sein, damit deine So-gut-wie-Abonnent*innen sie möglichst leicht im Postfach entdecken können.

Hier ein paar Beispiele:

• Wichtig: Newsletter-Anmeldung abschließen
• Bitte bestätigen Sie Ihre Registrierung
• Bestätige Deine Anmeldung
• Bitte bestätige deine Anmeldung!
• Bestätige deine E-Mail-Adresse

Deutsche Rechtslage: Können Bestätigungsmails zur Newsletter-Anmeldung als Spam eingeordnet werden?

Während die meisten deutschen Gerichte das Versenden einer Bestätigungsmail im Rahmen des Double-Opt-in-Verfahrens als notwendig ansehen und darin keinen Spam sehen, urteilte das Oberlandesgericht München im Jahr 2012, dass bereits die Bestätigungsmail als unerwünschte Werbung eingeordnet werden kann, wenn keine Einwilligung vorliegt. 

Diese besonders strenge Auslegung des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb wird zwar von den meisten Rechtsexpert*innen nicht geteilt, ist allerdings ein gutes Argument dafür, dein E-Mail-Marketing absolut rechtssicher aufzustellen. Konkret bedeutet das: Im Zweifelsfall musst du in der Lage dazu sein, nachweisen zu können, dass all deine Newsletter-Abonnent*innen sich freiwillig über das Anmeldeformular angemeldet haben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Bestätigungsmail-Flow einrichten

Du kennst bereits die verschiedenen Arten von Bestätigungsmails. Nun geht es an die konkrete Umsetzung. Damit deine Kund*innen ihre relevanten Bestätigungen möglichst sofort erhalten können, bieten sich automatisierte Flows an, die du mit einem Marketing-Tool wie Klaviyo erstellen kannst. 

In diesem Beispiel schauen wir uns die Erstellung eines Bestätigungsmail-Flows für die Newsletter-Anmeldung an.

Schritt 1: DSGVO-konformes Anmeldeformular erstellen

Der erste Schritt für deinen automatisierten Flow ist das Erstellen eines Anmeldeformulars. Im Abschnitt „Best Practices für DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung“ haben wir das Double-Opt-in-Verfahren bereits angesprochen. Mit dem Web-Formular-Builder von Klaviyo stehen dir verschiedene Formate zur Verfügung, die du beliebig anpassen kannst. Neben verschiedenen Layouts und Größen kannst du auch die Felder selbst bestimmen und die Informationen bereits zur Kundensegmentierung nutzen. 

Um Anmeldungen zu fördern, kannst du einen Anreiz schaffen. Viele Marken belohnen neue Abonnent*innen mit einem Willkommensrabatt.

Tipps für ein besonders nutzerfreundliches Anmeldeformular:

• Nur die E-Mail-Adresse ist notwendig. Alle anderen Felder kannst du als optional markieren.
• Datenschutzerklärung verlinken.
• Über Double-Opt-in-Prozess informieren, sodass Formular als Einwilligung für den Erhalt der Bestätigungsmail gelten kann.

Schritt 2: Auslöser konfigurieren

Damit Menschen, die dein Anmeldeformular ausgefüllt haben, eine Bestätigungsmail von dir bekommen können, musst du einen Auslöser konfigurieren. Um deinen eigenen Flow zu erstellen, kannst du auch das KI-Tool von Klaviyo nutzen. 
Einen Auslöser legst du durch sogenannte „Wenn, dann“-Bedingungen fest. Zum Beispiel: Wenn sich jemand für den Newsletter anmeldet, dann bekommt er direkt danach eine Bestätigungsmail. Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung von Flows findest du im Help Center unter „Flows erstellen und verwenden“.

Schritt 3: Bestätigungsmail-Template designen und Landingpage erstellen

Im nächsten Schritt suchst du dir eine E-Mail-Vorlage aus und passt den Text im Editor an. Denke daran, dass die Bestätigungsmail zur Newsletter-Anmeldung möglichst informativ und übersichtlich sein sollte und keinerlei Werbung enthalten darf.

Nachdem dein neuer Abonnent oder deine neue Abonnentin auf den Link geklickt hat, sollte der Klick nicht ins Leere gehen. Erstelle eine einfache Dankesseite mit einer Bestätigung, dass die Anmeldung jetzt abgeschlossen ist. 

Schritt 4: Automatisierungs-Flow testen und aktivieren

Bevor du deine Workflow-Automatisierung live schaltest, solltest du sie mit deiner eigenen E-Mail-Adresse testen. So fallen dir vielleicht noch Fehler auf, die du bisher übersehen hast.

Nach der Bestätigungsmail: Willkommensmails automatisieren und Omnichannel-Marketing nutzen

Du hast deine Newsletter-Bestätigung erfolgreich automatisiert. Und was jetzt? Um das Interesse deiner neuen Abonnent*innen aufrechtzuerhalten, solltest du möglichst schnell eine Willkommensmail – oder noch besser eine Willkommens-Serie mit mehreren E-Mails – senden. Hierfür findest du bereits einige vorkonfigurierte Beispiel-Flows im Klaviyo-Nutzerbereich.

Ganz wichtig ist: Konfiguriere deinen Flow unbedingt so, dass nur Abonnent*innen, die das Double-Opt-in-Verfahren abgeschlossen haben, Willkommensmails von dir erhalten. Das kannst du in deinem Flow durch einen Split einrichten: Wenn jemand den Link in der Bestätigungsmail mindestens einmal angeklickt hat, wird automatisch die Willkommensmail ausgelöst. Wer seine E-Mail-Adresse nicht bestätigt und entsprechend keine Einwilligung zum Erhalt des Newsletters gegeben hat, bekommt keine weiteren E-Mails.

Omnichannel-Marketing: Bestätigungen auf mehreren Ebenen

Automatisierte Flows sind nicht an E-Mails als Kommunikationstool gebunden. Mit kanalübergreifender Marketing-Automatisierung kannst du als Bestätigung zum Beispiel auch automatisierte SMS senden und diese zeitlich mit deinen E-Mails abstimmen. So kannst du ganz einfach diverse Touchpoints in verschiedenen Kommunikationskanälen in einem übersichtlichen Flow zusammenstellen. Dafür gibt es auch bereits zahlreiche vorkonfigurierte Flows in Klaviyo.

Bestätigungsmail-Vorlagen zum direkten Loslegen

Nachdem du deinen Bestätigungsmail-Flow für die Newsletter-Anmeldung eingerichtet hast, kann es direkt weitergehen mit den anderen Arten von Bestätigungsmails. Das Prinzip ist dasselbe: Flow erstellen, Auslöser festlegen und E-Mail-Vorlage gestalten. Zur Inspiration haben wir dir hier ein paar leicht anpassbare Vorlagen für verschiedene Bestätigungsmails zusammengestellt.

Einfache Vorlage für Bestellbestätigung

Diese Vorlage enthält alle wichtigen Informationen und bietet dank des minimalistischen Designs einen guten Überblick über die Bestellung. Wenn du deinen Onlineshop zum Beispiel über die Shopify-Integration mit Klaviyo verknüpft hast, kannst du die entsprechenden Kundendaten und Artikeldetails dynamisch einfügen. Anschließend musst du nur noch dein Logo hinzufügen und den E-Mail-Text sowie die Links anpassen. 

Vorlage für Versandbestätigungsmail mit Personalisierung

Du kannst im unteren Teil deiner Bestätigungsmail natürlich auch personalisierte Produktempfehlungen basierend auf vorherigen Käufen zeigen. Diese Versandbestätigungsvorlage von Klaviyo zeigt, wie das aussehen kann. Außerdem findest du in der Vorlage auch Anweisungen zur Einrichtung der Personalisierung. Denk bitte nur daran, sie vor dem Versenden zu löschen.

Bestätigungsmail-Vorlage für Rücksendungen

Mit dieser Vorlage kannst du deine Kund*innen darüber informieren, dass ihre Rücksendung angekommen ist. Auch hier kannst du die Kundendaten durch die Verknüpfung mit deinem Onlineshop die Kundendaten dynamisch einfügen.

Bereit, deine erste Bestätigungsmail einzurichten?

Eine Bestätigungsmail mit automatisiertem Flow einzurichten, ist viel leichter, als du vermutlich dachtest. Hast du Lust, es direkt auszuprobieren? In den ersten Schritten mit Klaviyo findest du alle wichtigen Basics für den Start.